Как стать виртуальным помощником: Ваше пошаговое руководство

Возможности виртуального помощника – это уже не просто подработка. Если Вы все сделаете правильно, то сможете привлечь множество клиентов и сделать это своей постоянной работой.

Но роль виртуального помощника – это нечто большее, чем просто “помощь” клиентам. Мы написали это руководство, чтобы помочь Вам усовершенствовать уже имеющиеся навыки и приобрести новые нишевые навыки работы в качестве виртуального помощника.

Вы хотите узнать, как стать виртуальным помощником? Вы пришли в нужное место. Давайте обсудим, где Вы можете найти вакансии и какие именно услуги Вы можете предложить.

Что такое виртуальный помощник, и почему эта карьера развивается?

Виртуальный помощник, или VA, работает в удаленном режиме, предоставляя клиентам административную, творческую и техническую поддержку. В обязанности VA могут входить следующие функции:

• Управление почтовыми ящиками и рабочими календарями
• Работа с клиентами и техническая поддержка
• Проводите исследования и пишите контент для блога
• Создание визуального контента и управление аккаунтами в социальных сетях

Виртуальные помощники больше не просто выполняют поручения своих клиентов. Сегодня клиенты ожидают от своих виртуальных помощников специализированных услуг. Во многом это связано с пиком роста удаленной работы и цифровых технологий.

По данным Business Insider, платформа для удаленного управления персоналом и расчета заработной платы Deel приняла на работу более 2 000 сотрудников в 2024 году. Итак, если у Вас есть стабильное подключение к Интернету, работа виртуальным помощником поможет Вам зарабатывать деньги с помощью ноутбука или любого другого компьютера.

Необходимые навыки для личного и административного помощника

Виртуальные помощники предлагают гибкий набор навыков, чтобы помочь клиентам сэкономить время на выполнении трудоемких задач, как Вы можете видеть ниже.

Основные навыки

Вы хотите зарабатывать деньги дома в качестве виртуального помощника? Для такой смены профессии Вам необходимо обладать основными навыками.

Общение

Общение – это первый неосновной навык, которым Вам необходимо обладать в качестве виртуального помощника. Вы не только общаетесь с клиентом, но и представляете его бренд при общении с целевыми клиентами и аудиторией.

Как VA, Вы можете продемонстрировать свои коммуникативные навыки в этих областях:

• Четко излагайте свои мысли как в письменной, так и в устной речи.
• Используйте прямой, но вежливый язык в общении с клиентами и их покупателями (или аудиторией).
• Получайте деньги за то, что отвечаете на вопросы и запросы клиентов.

Добавьте четкие темы и короткие пункты при управлении маркетинговыми кампаниями по электронной почте. Или активно слушайте и вежливо отвечайте, когда обрабатываете звонки с жалобами клиентов в небольшом магазине.

Организация

Как VA, Ваши организаторские и административные навыки подвергаются испытанию. Вы работаете в режиме многозадачности, выполняя множество рутинных заданий, но при этом Вы не забываете о каждом файле и сроках.

Вот что клиенты ожидают от Ваших организаторских способностей:

• Обеспечьте навыки управления календарем, работая с учетом сроков и приоритетов клиентов.
• Используйте инструменты управления проектами для организации задач и эффективного контроля за их выполнением.

Планируйте календари контент-маркетинга для блогов и публикаций. Организуйте поездки для занятых предпринимателей, последовательно бронируя рейсы, отели и автомобили напрокат. Или управляйте ежедневной рутиной генерального директора, в частности, планируя встречи и другие маршруты.

Техническое мастерство

Вам не нужно обладать техническими знаниями цифровых инструментов на уровне эксперта, но Вы должны обладать рабочими знаниями. Поскольку в основном все происходит удаленно, Ваши обязанности VA всегда будут связаны с использованием цифровых инструментов, включая эти:

• Максимально используйте инструменты управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).
• Управляйте общими аккаунтами Google Drive и другими аккаунтами Google Workspace.
• Помогайте бесперебойно проводить звонки Zoom или Google Meet.
• Используйте инструменты управления электронной почтой, чтобы облегчить процесс управления входящими сообщениями
• Следуйте основным правилам безопасности данных, чтобы защитить клиентов и их бизнес.

И еще один момент с технической точки зрения: у Вас должно быть стабильное Интернет-соединение. Если Ваше Wi-Fi соединение нестабильно, подготовьте альтернативные варианты, например, доступность мобильных данных.

Внимание к деталям

Клиенты полагаются на своих виртуальных помощников, которые могут заметить ошибки в документации и соблюсти сроки. Вам необходимо сохранять последовательность записей во всех инструментах, включая даты, имена, суммы и ссылки.

Кроме того, Вы должны оказывать административную поддержку, выявляя ошибки в документах и цифровых файлах. Вот примеры заданий, которые подтвердят Ваши навыки внимательности:

• Уведомляйте и исправляйте двойные встречи.
• Выявляйте неправильные или отсутствующие цифры в счетах-фактурах.
• Проверьте, нет ли неработающих ссылок в рассылках по электронной почте.

Специализированные навыки

Наряду с основными навыками, виртуальные помощники также предоставляют специализированные услуги, чтобы получать более высокие ставки и больше клиентов. Рынок виртуальных помощников очень конкурентный, поэтому эти специфические навыки могут помочь Вам выделиться.

Управление социальными сетями

Один из способов выделиться среди других помощников по хозяйству – предоставлять услуги по управлению социальными сетями. Этот навык требует регулярного выполнения этих задач:

• Планируйте контент на цифровых маркетинговых платформах.
• Наращивайте число последователей и повышайте уровень вовлеченности.
• Пишите интересные подписи и отвечайте на комментарии.

Не ограничиваясь размещением контента, проанализируйте эффективность Вашей кампании в социальных сетях и уточните время размещения.

Поисковая оптимизация (SEO)

Если у Вас есть опыт работы с веб-сайтами, Вы можете предлагать SEO-услуги в качестве VA. Главная цель – повысить видимость и вовлеченность сайта Вашего клиента в Google, чего Вы можете добиться с помощью этих основных задач:

• Изучите ключевые слова, ориентированные на аудиторию Вашего клиента.
• Предложите названия страниц, заголовки и метаописания.
• Проверьте основные проблемы на странице, включая неработающие ссылки или отсутствующие alt-тексты.

Важно, чтобы Вы всегда были в курсе последних изменений алгоритмов, особенно в обзорах Google AI.

Написание контента

Вы можете привлечь больше клиентов, если наряду с общими навыками VA у Вас есть навыки написания текстов. Ваши навыки написания контента могут помочь клиентам в следующих областях:

• Творчески подойдите к стратегии создания контента, учитывая тенденции в бизнес-нише Вашего клиента.
• Пишите посты в блогах, информационные бюллетени и технические руководства.
• Переработайте существующие статьи, превратив их в отточенные и информационно обновленные.

Станьте единым целым с брендом Вашего клиента, поняв его цели, голос и видение. Это поможет Вам создать маркетинговые материалы, которые будут плавно сочетаться с брендингом.

Бухгалтерский учет

Ваши знания в области бухгалтерского учета позволяют Вам управлять финансовыми потоками Ваших клиентов, завоевывая их доверие, когда Вы все делаете правильно. Будучи бухгалтером VA, Вы должны знать, как выполнять эти задачи:

• Работайте со счетами и платежными ведомостями, отслеживая ежедневные доходы и расходы.
• Подготовьте отчеты к налоговому сезону.
• Используйте такие инструменты, как Intuit QuickBooks или Xero.

Один из советов – создать стандартный контрольный список для всех отчетов, чтобы помочь Вам оставаться последовательным и точным.

Веб-разработка

VA с опытом работы в области веб-разработки могут получать более высокие ставки за свои услуги. Это позволит Вам предлагать специализированные услуги в следующих востребованных областях:

• Создавайте и обновляйте структуры сайтов на WordPress, Webflow или Squarespace.
• Проявите навыки графического дизайна при создании визуально приятных веб-макетов.
• Исправьте неработающие ссылки, обновите плагины и оптимизируйте скорость работы сайта.

Всегда проводите плановые проверки безопасности и скорости работы сайта, чтобы избежать простоев сайта.

Где найти удаленную работу в качестве виртуального помощника

Если Вы знаете, где искать, вакансии виртуального помощника предлагаются каждый день. Конечно, Вам все еще нужно выделяться на фоне других соискателей, но, по крайней мере, Вы уже движетесь в правильном направлении.

Вот способы, которые помогут Вам найти потенциальных клиентов и стать виртуальным помощником:

• Платформы для фрилансеров: Upwork, Fiverr, Freelancer и PeoplePerHour ежедневно размещают тысячи вакансий для виртуальных помощников. Виртуальные помощники начального и среднего уровня используют эти платформы для создания сильного профиля и приобретения опыта.
• Доски объявлений о работе: Доски удаленных вакансий(We Work Remotely или FlexJobs) и специализированные сайты для VA(Virtual Assistant Jobs или Remote OK) предоставляют объявления о вакансиях для VA. Мы рекомендуем настроить оповещения по электронной почте о новых объявлениях, чтобы не пропустить потенциальную возможность.
• Работа в сети: Присоединяйтесь к группам Facebook, расширяйте свои связи в LinkedIn и изучайте сообщества VA в поисках вакансий. Попробуйте комментировать полезные советы в соответствующих постах, чтобы укрепить свой личный бренд и доверие к себе.
• Холодная работа с клиентами: Обойдите острую конкуренцию на платформах по поиску работы и обращайтесь напрямую к клиентам. Лучше всего обратиться к владельцам малого бизнеса или местным консультантам, изучить их бизнес и указать, как Вы можете помочь в решении их конкретных задач.

На первых порах, когда Вы будете искать своих первых клиентов, превращение этого VA-бизнеса в Ваш собственный бизнес может оказаться непростой задачей.

Поэтому, ожидая ответов на свои заявки, Вы можете получать пассивный доход с помощью приложений для совместного использования полосы пропускания, таких как Honeygain. Вы можете просто запустить эти приложения в фоновом режиме и зарабатывать постоянно. Этого не хватит для работы на полную ставку, но Вы все равно заработаете достаточно, чтобы быстро выпить кофе или перекусить.

Как выделиться и привлечь своего первого клиента

Следуйте этим рекомендациям, чтобы помочь привлечь своего первого клиента в качестве виртуального помощника.

Специализация

Если Вы хотите узнать, как стать виртуальным помощником, Вы должны на чем-то специализироваться. Сейчас обязанности виртуального помощника – это не просто ввод данных.

Например, Вы можете специализироваться на маркетинге электронной почты. Вам могут платить за чтение писем, рассылку новостей и создание клиентской базы для Вашего клиента.

Почему специализация важна для получения работы виртуального помощника? Вот несколько важных причин:

• Выделитесь среди помощников, которые предлагают только базовые организационные услуги. Привлекайте новых клиентов, подтверждая свою компетентность в определенной нише. Станьте виртуальным помощником на дому для агентов по недвижимости или тренеров. Или же Вы можете использовать свои навыки видеомонтажа для помощи в личных проектах создателей контента.
• Взимайте премию за свои знания и опыт. Хотя VA обычно не могут устанавливать свои собственные часы работы, Вы все же можете требовать более высокую ставку за свои специализированные услуги.

Создание онлайн-присутствия

Вам не обязательно полагаться только на платформы для поиска работы, чтобы найти потенциальных клиентов. Вы также можете создать свое собственное представительство, чтобы клиенты могли воочию убедиться в Вашей компетентности.

Ознакомьтесь с несколькими способами, которые помогут Вам создать надежное присутствие в Интернете в качестве VA:

• Запустите простой сайт или портфолио. Он не обязательно должен быть сложным. Это может быть одностраничный сайт, который Вы создадите на WordPress, или онлайн-портфолио, которое Вы можете создать на Behance.
• Отображайте свидетельства и отзывы клиентов. Если Вы впервые пробуете, как стать виртуальным помощником, Вы можете показать проекты, связанные с Вашей нишей.
• Укажите в своем профиле LinkedIn и других бизнес-аккаунтах, что Вы специализируетесь на услугах VA. Используйте профессиональный снимок головы для демонстрационной фотографии и включите в него список Ваших полномочий и предыдущих проектов.

Реферальные программы

Воспользуйтесь преимуществами маркетинга “из уст в уста” с помощью реферальных программ. Поощряйте текущих клиентов за успешные рекомендации, побуждая их делиться Вашим брендом как VA.

Реферальные программы могут помочь расширить Вашу клиентскую базу. И это не обязательно должно быть сложно. Вот как Вы можете это сделать:

• Создайте простой реферальный бонус. За каждого успешного реферала Вы можете предложить единовременную скидку на счет за следующий месяц.
• Выделите свои правила и сделайте их понятными. Что считается рефералом? Четко объясните правила, чтобы избежать путаницы.
• Предоставьте клиентам сообщение, которым можно поделиться. Ваши клиенты могут легко поделиться этим коротким реферальным сценарием со своими друзьями, мотивируя их присоединиться к программе.

Как установить цену на свои услуги (включая почасовую оплату)

Если у Вас нет опыта работы, Вы можете зарабатывать около $20-$25 в час в качестве начинающего виртуального помощника.

Но если у Вас уже есть проверенный набор навыков и клиентская база, Вы можете брать больше, чем $50 в час.

Как правило, Ваша ставка зависит от Вашего опыта. Но с учетом того, как индустрия перешла к специализированным услугам, есть и другие факторы, которые следует учитывать.

• Используйте свой тип роли, чтобы определить начальную ставку. Общая административная поддержка, например, ведение календарей и ввод данных, является базовым уровнем.
• Место жительства также влияет на Вашу зарплату. Например, более высокая стоимость жизни в США влияет на более высокие зарплаты виртуальных ассистентов.

Для начала мы рекомендуем установить более низкие ставки, чтобы сформировать свой портфель. Не волнуйтесь: как только Вы докажете свою ценность, Вы сможете постепенно повышать ставки.

Если Вы построите свою карьеру VA правильным образом, Вы сможете создать свою собственную команду и присоединиться к движению FIRE (Financially Independent, Retired Early). Дисциплина, управление временем и отличные отношения с клиентами могут привести Вас к этому.

Основные выводы

• Заранее определите свои сильные стороны и совершенствуйте свои специализированные навыки.
• Установите оповещения по электронной почте на досках объявлений о работе, чтобы получать информацию о новых вакансиях виртуального ассистента.
• Создайте свое присутствие в Интернете, либо через портфолио, либо через профиль в социальных сетях, чтобы повысить свой авторитет.
• Сначала установите более низкие тарифы и сосредоточьтесь на создании клиентской базы.
• Пока Вы ждете телефонного звонка от потенциального клиента, Вы также можете зарабатывать в Интернете с помощью приложений для совместного использования полосы пропускания, таких как Honeygain. Это не заменит Ваш постоянный доход, но все же это хороший способ заработать, находясь в удаленном месте.

Вопросы и ответы

Возможна ли гибкая работа в качестве виртуального помощника?

Да, некоторые клиенты позволяют своим виртуальным ассистентам работать удаленно и устанавливать собственные часы, при условии, что задания выполнены. Работа виртуального помощника, предлагающая гибкий график, может включать в себя управление социальными сетями, написание контента и ведение бухгалтерского учета. Другие виды работы виртуального помощника, например, поддержка клиентов, могут требовать фиксированного графика.

Нужна ли мне лицензия на ведение бизнеса, чтобы стать виртуальным помощником?

Как правило, Вам не нужна специальная лицензия виртуального помощника, чтобы предлагать услуги цифрового маркетинга. Однако в зависимости от Вашей страны или штата Вам может понадобиться базовая регистрация бизнеса, например, индивидуального предпринимателя. Всегда проверяйте местные правила и налоговую политику Вашего региона.

Какие инструменты мне нужны, чтобы стать успешным виртуальным помощником?

Успешные виртуальные помощники выполняют свои задачи в области цифрового маркетинга с помощью ноутбука, быстрого Интернета, электронной почты и календаря, облачных хранилищ и видеозвонков. Многие используют Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Zoom, Trello или Asana, а также простые менеджеры счетов и паролей для организации файлов и документов.

Является ли VA тем же самым, что и личный помощник?

Хотя и виртуальные, и личные помощники выполняют схожие задачи, такие как составление расписания и проведение исследований, ключевое различие между ними заключается в месте, где они работают. Виртуальные помощники поддерживают своих клиентов онлайн, в то время как личные помощники часто работают на месте, бок о бок со своими клиентами.